２００３．６．２８日記

職場の後輩が取引先と新しい契約を結ぶことになり、そのお供に取引先に出張しました。

出張の2日前に、契約内容を説明してもらいました。内容は特に問題ありませんでした。最後に、「この内容は相手先は知っているのか？」と質問をすると、「今度の出張の時に説明します。」という答えが返ってきたのです。

私は唖然とし、

　　「こいつはアホか！！」

と思いました。とにかくこの資料をすぐ相手先にFAXするように指示しました。

社内外に限らず、相手と打ち合わせを行う目的は、「決める」ことです。その打ち合わせで、当初もくろんでいた内容で、何が何でも決着する気合が必要です。

その場で会ってから、内容を説明して合意を得るなんてことははまず不可能です。物事を決めるときには、内容を確認したり、周囲に合意を得たりする必要があるからです。

わざわざ出張に出向いて、結局最後に「この内容は確認が必要なので、確認を取ってから検討したいと思います。」なんていう答えが相手から帰ってきたら、その出張は全くムダになります。

下手すると、もう一度出張しなければなりません。

そんなことをするぐらいだったら、事前にこちらの要求を相手にFAX、E-mail伝えて、約束の日までに検討しておいて貰えばすむことです。

ブレイン・ストーミングのように、みんなで議論して考える場合は別です。
通常の会議、打ち合わせは、いわゆる

　　「儀式」

なのです。メンバーはあらかじめ内容は十分していて、顔をあわせて内容を再確認する場なのです。

余った時間は最近の近況などを紹介しあったりして、情報収集をしたほうがよっぽど有益です。